Admin-DMS: document management systeem
Zoeken naar informatie neemt een groot deel van de dagelijkse kantoortijd in beslag. Met de document management software Admin-DMS kan u uw (elektronische) documenten efficiënt beheren. Aan elk document kunnen categorieën en sleutelwoorden gekoppeld worden, zodat zoeken zeer eenvoudig wordt.
Documenten kunnen rechtstreeks opgeslagen worden in Admin-DMS vanuit Microsoft Office, Admin-IS, Admin-Consult of Pleksus.
Dubbelklik op een document dat opgeslagen is in Admin-DMS en het opent in Microsoft Office waarin u het kan lezen of bewerken. Zodra u het document bewaart, is deze nieuwe versie ook opgeslagen in Admin-DMS.
De documenten in Admin-DMS zijn ook bereikbaar via het internet, maar natuurlijk enkel voor degene die over de juiste rechten beschikt.
Admin-DMS Document management software voordelen:
- Alle documenten makkelijk terug te vinden dankzij metadata: categorieën en sleutelwoorden
- Veilig en beschermd
- Alle soorten documenten kunnen opgeslagen worden, niet alleen Microsoft Office documenten, maar ook films, afbeeldingen, …
- Makkelijk te leren
- Van overal raadpleegbaar
- U kan per document zien wie er de laatste wijzigingen heeft aangebracht
Nieuwigheden in Admin-DMS
Kopiëren vanuit clipboard
U kunt nu documenten vanuit het documentenoverzicht kopiëren naar het clipboard.
Bevestiging verwijderen documenten
Als u documenten verwijderd, zal u hiervan een bevestiging krijgen.
Beveiliging op het niveau van categorieën
Documenten kunnen nu ook afgeschermd worden per gebruikersgroep.
Preview zoekresultaten
Er is geen preview meer bij de zoekresultaten. In plaats daarvan wordt nu meer documentinformatie getoond in het resultatenscherm.
Zoeken in de boomstructuur
Het is nu ook mogelijk om op projectnummer te zoeken in de boomstructuur.
Projecten: boomstructuur
Via 'Tools' – 'Settings' – 'User Settings' heeft u nu de mogelijkheid 'View project in customer treeview'. Als u dit aanvinkt, zullen de projecten die gelinkt zijn aan die klant ook in de boomstructuur verschijnen (inclusief submappen, categorieën, sleutelwoorden en de documenten).
Formaat boomstructuur
Via 'Tools' – 'Settings' – 'User Settings': u kon reeds het formaat van de boomstructuur definiëren. Bijvoorbeeld:
%customercode% - %customertitle% voor de klanten: (A001 – Syneton BVBA). Voor de projecten is er een nieuwe optie %projectcustomer%. Als u dit gebruikt in het formaat van een project dan wordt de klantnaam getoond in de boomstructuur.
64bit of 32bit
De setup detecteert of u 64bit of 32bit draait. Als u de verkeerde versie tracht te installeren, zal het systeem u vragen om de juiste versie te downloaden. Klik op “Yes” om de juiste versie op uw computer te installeren.
.dotx en .xlsm
U kunt ook .dotx en .xlsm bestanden onmiddellijk vanuit Office bewaren.
Office plugin
De Office plugin kan nu per gebruiker geïnstalleerd worden. Dit is een belangrijke aanpassing! Een gebruiker die Admin-DMS installeert, zal de knoppen in Office standaard hebben. Alle andere gebruikers op deze computer zullen de knoppen niet hebben. Om de knop beschikbaar te stellen voor een bepaalde gebruiker, moet men Admin-DMS opstarten en op 'Install Admin-DMS Office AddOn' klikken bij Help. Dit is belangrijk voor Citrix en Terminal Server installaties.
