Admin-IS for consultancy: projectadministratie en -facturatie voor de dienstverlenende KMO
Kent u op elk moment de status van alle projecten die binnen uw bedrijf doorgaan?
Weet u wie uw meest rendabele klanten zijn? En aan wie u eigenlijk geld verliest?
Kan u de workload van uw medewerkers objectief bepalen?
Kosten en baten moeten altijd in de gaten gehouden worden, maar in tijden van recessie is dit natuurlijk extra belangrijk. KMO's kunnen hun administratie efficiënter en overzichtelijker inrichten door hun processen te automatiseren en hun facturen digitaal te verwerken.
Admin-IS for consultancy: meten is weten
Gegevens verzameld in Admin-IS for consultancy en weergegeven in Admin-Portal: alle belangrijke cijfers overzichtelijk bijeen
Admin-IS for consultancy is een geïntegreerde Windows applicatie op maat van dienstverlenende KMO's en organisaties waarmee projecten, taken en gepresteerde uren opgevolgd kunnen worden. Vanaf het eerste contact met de prospect tot het factureren van het afgewerkte project en de nacalculatie.
Alle gegevens eenvoudig bereikbaar voor wie ze nodig heeft
Elke medewerker heeft beveiligde toegang tot de gegevens die hij nodig heeft, elk gegeven hoeft maar één keer te worden ingegeven en iedereen registreert in hetzelfde programma welke acties er voor een bepaald project ondernomen zijn en hoeveel tijd dat gekost heeft. Bijhorende documenten kunnen vanuit Admin-IS for consultancy opgeslagen en geraadpleegd worden, maar ook rechtstreeks via de Microsoft Office applicaties. Admin-IS for consultancy genereert documenten op basis van templates die u eenvoudig zelf kan maken. Deze documenten kunnen dan afgedrukt worden, of verstuurd worden via e-mail of fax.
Een detailfiche van een project
Rapporten: meegeleverde en zelf gemaakte
Gegevens verzamelen is één ding, het is vooral nuttig als deze gegevens u informatie verschaffen over de stand van zaken van uw projecten en uw bedrijf. Admin-IS for consultancy bevat een groot aantal standaard rapporten, die u rechtstreeks kan openen in Admin-IS for consultancy zelf, of in Excel om er verdere bewerkingen op te doen of de gegevens grafisch voor te stellen. Daarnaast bevat Admin-IS for consultancy een report generator, waarmee u zelf de gewenste rapporten kan opstellen. Deze kan u dan eventueel ter beschikking stellen van uw medewerkers. Rapporten die gemaakt zijn met de report generator kunnen ook geopend worden in Excel.
Afdrukvoorbeeld van een rapport in Admin-IS for consultancy
Via de additionele Admin-Portal, een web-applicatie gebaseerd op Microsoft SharePoint, kan u op een eenvoudige en veilige manier gegevens en documenten delen met uw klanten. U kunt deze Portal ook gebruiken als website.
Opvolging van de contactmomenten met uw klanten
In Admin-IS for consultancy kan u alle contactmomenten met uw klant registreren. Hier kunnen ook documenten aan gekoppeld worden. Zo weet elke medewerker welke contacten met elke klant zijn geweest.
De contactmomenten van één klant in de klantenfiche
Projecten: raming, planning, facturatie en nacalculatie
In Admin-IS for consultancy volgt u projecten op vanaf de eerste contacten met de prospect. U stelt er de projectraming (offertelijnen) en planning in op. In deze planning kan u zogenaamde ‘mijlpalen’ aanduiden, waaraan facturatie van projectonderdelen gekoppeld kan worden. Ook onderlinge afhankelijkheden van projectdelen kunnen ingesteld worden. Elke medewerker kan zien waar hij ingepland is en voor wanneer. Via de tijdsregistraties die alle medewerkers op het project doen, kan u de status van de projectuitvoering op de voet volgen.
Raming en planning van taken binnen een project
In Admin-IS for consultancy kan u op verschillende manieren het uitgevoerde werk factureren. Afhankelijk van het soort project of het type klant kan u de meest geschikte facturatiemethode voor dat project of die klant instellen. Zo is het mogelijk te factureren op bereikte mijlpalen in projecten, te werken met vaste projectprijzen, eventueel meerwerk kan apart verrekend worden, kleine projecten kan u ‘in regie’ factureren. Admin-IS for consultancy is hier zeer flexibel in.
Via de geïntegreerde Exporter-module kan u de factuurgegevens exporteren naar uw boekhoudpakket. Ook hier geen dubbele ingaven meer.
Eenvoudig en snel te leren
Admin-IS for consultancy is eenvoudig te leren. Omdat de beveiliging zo in te stellen is dat elke medewerker enkel de gegevens ziet die hij nodig heeft, zullen de meeste gebruikers aan een uurtje opleiding genoeg hebben. De gebruikers die de facturatie instellen, rapporten maken en taakplanning doen, hebben wat meer opleiding nodig. Deze opleidingen worden op regelmatige wijze in groepsverband georganiseerd: via onze nieuwsbrieven wordt u op de hoogte gehouden van de data. Opleiding bij u op kantoor is ook altijd mogelijk. Er worden ook regelmatig instructiefilmpjes op onze website gezet, waarin stap-voor-stap functies uit Admin-IS for consultancy worden gedemonstreerd.
Synchroniseer uw kalender en contacten met Outlook en uw PDA
Met Admin-Sync (optioneel) kan u uw Admin-IS for consultancy afspraken en contactpersonen synchroniseren met Outlook. Op deze manier kan u de gegevens ook synchroniseren met uw PDA.