Winst door efficiëntie

Winst door efficiëntie
In een efficiënt kantoor weet elke medewerker wat vandaag de hoogste prioriteit heeft voor een optimaal resultaat, wordt alles op tijd en correct gefactureerd, heeft u alle klantgegevens snel bij de hand (waar u ook bent en hoe laat het ook is), betalen uw klanten op tijd en loopt alles van een leien dakje.

In deze blogpost vindt u 5 tips die uw kantoor meteen efficiënter maken!

Standaardiseer

Veel werkzaamheden komen regelmatig terug, en moet u voor verschillende klanten herhalen. Bestudeer deze werkzaamheden: wat leidt vaak tot fouten? Wat is omslachtig of tijdrovend? Is elke stap écht nodig?

Op basis van uw bevindingen maakt u voor elke werkzaamheid een stappenplan. Daarin beschrijft u gedetailleerd en in volgorde elke stap die genomen moet worden. Het streven is dat per werkzaamheid 80% van de gevallen volledig via dit standaard stappenplan afgewerkt zal kunnen worden.  

Voordelen van standaardisatie zijn:

  • Nieuwe medewerkers zijn sneller ingewerkt
  • Medewerkers kunnen elkaars dossiers makkelijker overnemen
  • De kwaliteit zal gelijkmatig hoog zijn

Automatiseer

Een aantal van de standaardprocessen zal u zeker kunnen automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch afpunten van betalingen met behulp van CODA, het automatisch sturen van betalingsherinneringen aan minder stipte betalers, het automatisch registreren van de tijd die elke taak duurt,…

Zorg zeker dat u tools gebruikt die u op voorhand waarschuwen, bijvoorbeeld bij deadlines die naderen, zodat u nog tijd heeft om in te grijpen.

Delegeer

Taken delegeren is niet alleen goed voor uzelf, maar ook voor uw medewerkers. Zo kunnen ze nieuwe vaardigheden ontwikkelen en groeien. Zorg dat u een overzicht houdt over wie waarmee bezig is. Ik raad u aan daar een automatische tool voor te gebruiken!

Factureer

Als u efficiënter werkt en tijd bespaart maar u factureert volgens de "uurtje factuurtje" methode, dan verdwijnt de winst van al uw inspanningen in de zakken van uw cliënteel! Dat is waarschijnlijk niet de bedoeling ;-)

"Uurtje factuurtje" is om meerdere redenen een slecht idee: niet alleen doet u uzelf tekort, u maakt uw klanten ook ontevreden!

  • Uw klanten hebben geen idee hoe tijdrovend het werk is dat u voor hen verricht. Ze zullen daardoor waarschijnlijk vinden dat u er te lang over doet en hen teveel factureert.
  • Uw klanten weten ook dat "uurtje factuurtje" inefficiëntie beloont: hoe trager u werkt, hoe meer u kunt factureren.

Het is beter om volgens een abonnement of forfaittarief te factureren. Als u bijgehouden heeft hoeveel werk u voor elke klant in het verleden verricht heeft, kunt u het bedrag daarop baseren. Uitzonderlijke prestaties kunt u dan alsnog apart factureren. Zo weet uw klant ook veel beter waar hij aan toe is.

Comments

15 + 0 =
Los deze eenvoudige rekenoefening op en voer het resultaat in. Bijvoorbeeld: voor 1+3, voer 4 in.