Ce billet de blog vous donne 5 conseils pour améliorer l’efficacité de votre bureau en un minimum de temps et d’effort !
Standardisez
De nombreuses tâches reviennent régulièrement et doivent être répétées pour différents clients. Analysez ces tâches : quelles sont les principales sources d’erreurs ? Qu’est-ce qui est long ou fastidieux ? Toutes les étapes sont-elles vraiment nécessaires ?
Sur la base de vos conclusions, rédigez pour chaque tâche une feuille de route décrivant chronologiquement et en détail les étapes à suivre. L’objectif visé : dans 80 % des cas, ces tâches pourront être traitées en respectant la feuille de route standardisée.
Les avantages de la standardisation :
- Les nouveaux collaborateurs sont plus vite opérationnels
- Les dossiers peuvent être plus facilement transférés entre collaborateurs
- La qualité reste élevée et constante
Automatisez
Un certain nombre des processus standards pourront certainement aussi être standardisés. Pensez aux contrôles automatiques des paiements via CODA, à l’envoi automatique de rappels de paiement aux payeurs moins ponctuels, à l’enregistrement automatique du temps consacré à chaque tâche, …
Utilisez des outils qui intègrent des fonctions de notification, à l’approche d’échéances par exemple, de manière à pouvoir intervenir en temps utile.
Déléguez
Déléguer, c’est bon pour vous, mais aussi pour vos collaborateurs. Vous leur donnez ainsi des responsabilités qui leur permettent de grandir et de développer de nouvelles compétences. Veillez toutefois à garder l’œil sur qui fait quoi. Pour ce faire, je vous conseille d’utiliser un outil automatisé !
Facturez
Si vous travaillez plus efficacement, mais que vous facturez sur une base horaire, le bénéfice de tous vos efforts disparaît dans les poches de vos clients ! Ce n’est probablement pas le but recherché ;-)
La facturation horaire est une mauvaise idée pour différentes raisons : non seulement vous vous bridez, mais vous mécontentez aussi vos clients !
- Vos clients n’ont aucune idée du temps que prennent les tâches que vous accomplissez pour eux. De ce fait, ils peuvent penser que vous faites traîner les choses pour gonfler vos factures.
- Vos clients savent aussi qu’une facturation horaire récompense en réalité l’inefficacité : plus vous travaillez lentement, plus vous pouvez facturer.
Il est préférable d’opter pour une facturation par abonnement ou forfait. Si vous avez consigné le temps consacré à chaque client jusqu’ici, vous pouvez utiliser ces données pour calculer un forfait juste. Les prestations extraordinaires pourront toujours faire l’objet d’une facturation séparée. Votre client saura également mieux à quoi s’attendre.
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